Waarom vraagt de notaris om een UBO-verklaring?

De uiteindelijk belanghebbenden van je bedrijf staan al in het UBO-register. Toch kan een notaris je vragen om een UBO-verklaring en een uittreksel uit dat register. Dat kan dubbel voelen.

De reden is dat de notaris wettelijk verplicht is om zelf onderzoek te doen naar de UBO’s van een onderneming. Die verplichting komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. In het Nederlands betekent dit: de uiteindelijk belanghebbende.

Een UBO is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van een bedrijf of daar de uiteindelijke zeggenschap over heeft. Vaak gaat het om iemand die een groot deel van de aandelen bezit of veel invloed heeft op beslissingen binnen de onderneming.

Om meer transparantie te creëren is in Nederland het UBO-register ingevoerd.

Het UBO-register

In het UBO-register van de Kamer van Koophandel worden deze uiteindelijk belanghebbenden vastgelegd. Vrijwel alle bedrijven zijn verplicht hun UBO’s hierin te registreren.

Dit gebeurt bijvoorbeeld:

• bij de oprichting van een rechtspersoon of vennootschap
• wanneer de UBO’s veranderen
• wanneer het belang van een UBO wijzigt

De onderneming zelf is verantwoordelijk voor een juiste en actuele registratie. De UBO’s moeten hieraan meewerken. De notaris kan hierbij ondersteunen, maar de verplichting ligt bij de onderneming.

Waarom vraagt de notaris om een UBO-verklaring?

Wanneer een notaris werkzaamheden verricht voor een onderneming, moet hij volgens de Wwft zelf vaststellen wie de UBO’s zijn en waarom zij als UBO worden aangemerkt.

De wet bepaalt dat de notaris daarbij niet volledig mag vertrouwen op de gegevens in het UBO-register. Daarom kan de notaris vragen om een UBO-verklaring of aanvullende informatie.

Waarom vraagt de notaris ook een uittreksel uit het UBO-register?

De notaris moet in het dossier ook een uittreksel uit het UBO-register bewaren.

Omdat notarissen het register momenteel niet zelf kunnen raadplegen, wordt dit uittreksel bij de cliënt opgevraagd.

Wat gebeurt er als informatie afwijkt?

Komt uit het onderzoek van de notaris andere informatie naar voren dan in het UBO-register staat? Dan heeft de notaris een zogenoemde terugmeldplicht. Dit betekent dat hij dit moet melden bij de Kamer van Koophandel.

In de praktijk wordt eerst contact met je opgenomen. Samen wordt gekeken of de registratie aangepast moet worden, zodat de gegevens weer overeenkomen.

Geen dubbel werk maar een wettelijke verplichting

Het kan lijken alsof dezelfde informatie twee keer wordt gevraagd. Toch is dat niet het geval.

De notaris moet volgens de wet zelfstandig vaststellen wie de UBO’s zijn en dit zorgvuldig vastleggen. Zo wordt gecontroleerd of de gegevens van een onderneming correct zijn geregistreerd.

Heb je vragen over je UBO-registratie of verandert er iets binnen je bedrijf? De notaris kijkt graag met je mee en legt rustig uit wat er nodig is.

Veelgestelde vragen over de UBO-verklaring

Wanneer moet je een UBO-verklaring invullen?

Een notaris kan om een UBO-verklaring vragen wanneer hij werkzaamheden verricht voor een onderneming, bijvoorbeeld bij oprichting, een statutenwijziging of andere ondernemingsrechtelijke handelingen. De verklaring helpt de notaris om vast te stellen wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn.

Wie moet een UBO-verklaring invullen?

De verklaring wordt meestal ingevuld door iemand die bevoegd is om namens de onderneming te handelen, bijvoorbeeld een bestuurder. Soms kan de notaris aanvullende informatie vragen om te bepalen wie de UBO’s zijn.

Wat gebeurt er als de UBO’s van een bedrijf veranderen?

Als de uiteindelijk belanghebbenden veranderen of hun belang wijzigt, moet dit worden aangepast in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Het is belangrijk dat deze gegevens actueel blijven.

Kan de notaris helpen bij de UBO-registratie?

Ja. De notaris kan uitleg geven over wie als UBO moet worden geregistreerd en kan ondersteunen bij het doorgeven van wijzigingen. De onderneming blijft wel zelf verantwoordelijk voor een juiste registratie.